• processing your agent application form, which includes carrying out appropriate character/credit checks which may consist of a comprehensive review and investigation of your background, qualifications, experience, education, employment history, references and other information (including criminal history records);
• for monitoring, administration of and managing your role as the Company’s agent;
• promotional purpose including displaying and publishing your photograph or video image;
• for research and audit including but not limited to historical and statistical purposes;
• to prevent, investigate, or report any actual or suspected money laundering, terrorist financing, bribery, corruption, actual or suspected fraud including but not limited to insurance fraud, evasion of tax or of economic or trade sanctions, and other criminal or unlawful activities;
• checking all the information it receives about you against information held in the Company’s records;
• as required by relevant laws, rules, regulations, codes of practice or guidelines binding on the Company;
• matching any data held by the Company and Great Eastern Group of Companies (“Great Eastern”) relating to you from time to time for any of the purposes set out above;
• direct marketing and general marketing of any products and services of the Company, Great Eastern and third party products that may be of interest to you. Please be assured that marketing information in respect of third party products and services will only be sent to you if you have expressly consented to receive the same;
• for litigation or potential litigation; and
• if required by law or in good faith, if such action is necessary:
  a) to comply with any law enforcement, court orders or legal process, and/or
  b) to protect and defend the rights or property of the Company and Great Eastern (for information, log on to greateasternlife.com).

“Personal information” means any information which relates to you and which has been provided by you to the Company and Great Eastern relating to you from time to time, including but not limited to your name, bio-data or personal profile, National Registration Identity Card number, passport number, address, telephone number, email address, images, your personal preferences, financial and banking account information and any information which may identify you, that has been or may be collected, stored, used and processed by the Company from time to time. The term “personal information” also includes sensitive personal data which means any personal data consisting of information as to physical or mental health or condition, political opinions, religious beliefs or other beliefs of a similar nature, the commission or alleged commission of any offence.

The Company may also collect and/or verify your personal information from third parties, such as credit reference agencies, debt collection agencies, from Great Eastern group of companies and insurance associations and takaful associations.

The information that you have provided to the Company is necessary. If you do not provide the Company with the information, the Company may not be able to process, administer or manage your role as agent, including but not limited to agency business development and commission payments.

If you provide us with any personal information relating to a third party, including where you have named them as family member, by submitting such information to us, you represent to us that you have obtained the consent of the third party to you providing us with their personal information for the purposes set out herein. References to “your personal information” shall include the personal information of third parties provided by you.

The Company may disclose and/or provide your personal information to the following parties (within and outside Malaysia) for the purposes stated above:

• the Company’s representatives, immediate officer and/or superior and agency leaders;
• third party service providers (who provide administrative, telecommunications, computer related facilities including but not limited to the purchase of hardware or software, system enhancements, migration or maintenance, if any, payment, data processing, storage, or other services to the Company in connection with or related to the conduct or manner of operation of our business) to fulfil the Company’s obligations to you;
• any credit reference agencies or, in the event of default, any debt collection agencies;
• any person, who is under a duty of confidentiality and has undertaken to keep such data confidential, which the Company has engaged to fulfil its obligations to you;
• any person to whom the Company is under an obligation to make disclosure under the requirements of any law, rules, regulations, codes of practice or guidelines binding on the Company;
• any applicable regulators, governmental bodies, or industry-recognised bodies and where otherwise required by law;
• other companies in Great Eastern, affiliates; and any business or strategic partners (for information, please log on to greateasternlife.com); and
• any other parties in respect of whom you have consented to the disclosure of your personal data.

You may access certain personal information held by the Company based on the applicable data protection laws of Malaysia. You also may access your personal information through the ePartner portal (https://epartner-my.greateasternlife.com).

If you have any inquiries such as limiting the processing of certain information, you may contact the Company through the Internet Communication Module (ICM) in the ePartner portal.

If you have any complaints in respect of your personal information, you may contact our Privacy Officer at +603 4813 3796.

The Company may charge a reasonable fee for access. If you can show that the personal information kept by the Company is not accurate, complete and up to date, the Company will take reasonable steps to ensure it is accurate, complete and up to date upon receiving your verification or feedback.

The Company may retain your personal information for such time as deemed to be necessary for the purpose of fulfilling any operational, audit, investigation, legal, regulatory, tax or accounting requirements, including but not limited to any potential litigation.

The Company may review and update this Data Protection Notice from time to time to reflect changes in the law, changes in its business practices, procedures and structure, and changes in the community’s privacy expectations. It is not generally feasible to notify you of changes to this Personal Data Protection Notice and as such, you can log on to https://epartner-my.greateasternlife.com to obtain the latest version of the Personal Data Protection Notice at any time.

By interacting with the Company, submitting information to the Company, you consent (and where required, explicitly consent) to such use of your personal information including sensitive personal data, in the manner set out in this notice. Such consent and authorisation herein shall extend to any information obtained from your historical financial or credit records, data or information whether or not provided personally.  

In the event of any inconsistencies between the English version and the Bahasa Malaysia version of this notice, the English version shall prevail.

• memproses borang permohonan ejen anda; termasuk menjalankan pemeriksaan ciri / kredit bersesuaian yang mungkin merangkumi tinjauan dan penyiasatan menyeluruh terhadap latar belakang, kelayakan, pengalaman, pendidikan, sejarah pekerjaan, rujukan dan maklumat lain (termasuk rekod sejarah jenayah) bagi anda; 
• memantau, mentadbir dan menguruskan peranan anda sebagai ejen Syarikat; 
• tujuan promosi termasuk memaparkan dan menyiarkan imej gambar atau video anda;
• penyelidikan dan audit yang termasuk tetapi tidak terhad pada tujuan sejarah dan statistik; 
• untuk mencegah, menyiasat atau melaporkan sebarang pengubahan wang haram yang berlaku atau disyaki berlaku, membiayai pengganas, rasuah, sogokan, penipuan yang berlaku atau disyaki berlaku yang termasuk tetapi tidak terhad pada penipuan insurans, pengelakan cukai atau sekatan ekonomi atau perdagangan, dan jenayah lain atau aktiviti lain yang menyalahi undang-undang;
• memeriksa semua maklumat yang diterima berkenaan anda dan membandingkan dengan maklumat yang disimpan dalam rekod Syarikat;
• seperti yang dikehendaki undang-undang, peraturan, pengawalan, kod amalan atau garis panduan yang mengikat ke atas Syarikat;
• memadankan sebarang data yang dipegang Syarikat dan Kumpulan Syarikat Great Eastern (“Great Eastern”) yang berkaitan dengan anda dari semasa ke semasa untuk tujuan yang dinyatakan di atas;
• pemasaran langsung dan pemasaran am bagi sebarang produk dan perkhidmatan Syarikat, Great Eastern dan produk pihak ketiga yang mungkin menarik minat anda. Maklumat pemasaran berkaitan produk dan perkhidmatan daripada pihak ketiga hanya akan dimaklumkan kepada anda sekiranya anda telah memberi kebenaran secara jelas untuk menerimanya;
• untuk tindakan guaman atau potensi untuk tindakan guaman; dan
• jika dikehendaki dari segi undang-undang atau dengan niat baik, sekiranya tindakan tersebut diperlukan:
  a) untuk mematuhi sebarang penguatkuasaan undang-undang, perintah mahkamah atau proses undang-undang, dan/atau
  b) untuk melindungi dan membela hak atau harta Syarikat dan Great Eastern (untuk maklumat lanjut, sila layari greateasternlife.com).

"Maklumat peribadi" bermaksud sebarang maklumat yang berkaitan dengan anda dan anda telah beri kepada Syarikat and Great Eastern, yang termasuk tetapi tidak terhad pada nama anda, biodata atau maklumat peribadi, nombor Kad Pengenalan, nombor pasport, alamat, nombor telefon, alamat e-mel, gambar, kegemaran peribadi,maklumat kewangan dan akaun perbankan serta sebarang maklumat yang boleh mengenal pasti anda, yang telah atau mungkin dikumpulkan, disimpan, digunakan dan diproses oleh Syarikat dari semasa ke semasa. Istilah "maklumat peribadi" juga merangkumi data peribadi sensitif yang bermaksud sebarang data peribadi yang mengandungi maklumat berkenaan kesihatan atau keadaan fizikal atau mental anda, pendapat politik, kepercayaan agama atau kepercayaan lain yang bersifat seumpamanya, pelakuan atau pengataan pelakuan untuk sebarang kesalahan.

Syarikat mungkin mengumpul dan/atau mengesahkan maklumat peribadi anda daripada pihak ketiga, sebarang agensi rujukan kredit, sebarang agensi pengutipan hutang, dari mana-mana kumpulan syarikat Great Eastern dan persatuan insurans dan takaful.

Maklumat yang anda beri kepada Syarikat adalah penting. Jika anda tidak memberi maklumat tersebut kepada Syarikat, Syarikat mungkin tidak dapat memproses, mentadbir atau menguruskan peranan anda sebagai ejen, termasuk tetapi tidak terhad kepada ejen pengembangan perniagaan dan bayaran komisen.

Sekiranya anda memberikan kami maklumat peribadi yang berkaitan dengan pihak ketiga, termasuklah apabila anda telah menamakan mereka sebagai ahli keluarga, dengan mengemukakan maklumat sedemikian kepada kami, anda telah menyatakan kepada kami bahawa anda telah memperoleh persetujuan daripada pihak ketiga tersebut bahawa anda akan memberikan kami maklumat peribadi mereka bagi tujuan yang dinyatakan di sini. Rujukan bagi "maklumat peribadi anda" hendaklah merangkumi maklumat peribadi pihak ketiga yang telah anda berikan.

Syarikat mungkin mendedahkan dan/atau memberi maklumat peribadi anda kepada pihak-pihak berikut (sama ada di dalam dan di luar Malaysia) bagi tujuan yang dinyatakan di atas:

• wakil yang dibenarkan Syarikat, pegawai terdekat dan/atau atasan dan ketua-ketua agensi;
• penyedia perkhidmatan pihak ketiga (yang menjalankan pentadbiran, telekomunikasi, kemudahan berkaitan komputer yang termasuk tetapi tidak terhad pada pembelian perkakasan atau perisian, penambahbaikan sistem, pemindahan atau penyenggaraan, jika ada, pembayaran, pemprosesan data, penyimpanan atau perkhidmatan lain untuk Syarikat yang berhubung atau berkaitan dengan pengendalian atau cara operasi perniagaan kami) bagi memenuhi tanggungjawab Syarikat kepada anda;
• sebarang agensi rujukan kredit atau jika gagal membuat bayaran, sebarang agensi pengutipan hutang;
• mana-mana individu yang berperanan untuk menjaga kerahsiaan dan telah memberi akujanji untuk menyimpan data sulit tersebut, yang dilantik Syarikat untuk memenuhi tanggungjawabnya kepada anda;
• mana-mana individu yang mana Syarikat bertanggungjawab membuat pendedahan mengikut keperluan sebarang undang-undang, aturan, peraturan, kod amalan atau garis panduan yang mengikat ke atas Syarikat;
• mana-mana badan pengawalan, badan kerajaan atau pertubuhan yang diiktiraf dalam industri dan seperti mana diperlukan undang-undang;
• syarikat-syarikat lain di bawah Great Eastern, rakan-rakan sekutu Syarikat; dan mana-mana rakan kongsi perniagaan atau strategik; (untuk maklumat lanjut, sila layari greateasternlife.com); dan
• pihak lain yang berkenaan apabila anda telah bersetuju dengan pendedahan data peribadi anda.

Anda boleh mengakses maklumat peribadi tertentu yang dipegang oleh Syarikat berdasarkan undang-undang perlindungan data yang berkaitan di Malaysia. Anda boleh mengakses maklumat peribadi anda dengan melayari portal ePartner (https://epartner-my.greateasternlife.com).

Sekiranya anda mempunyai pertanyaan seperti menghadkan pemprosesan maklumat tertentu, sila hubungi Syarikat melalui Internet Communication Module (ICM) di portal ePartner.

Jika anda mempunyai sebarang aduan berkenaan maklumat peribadi anda, anda boleh menghubungi Pegawai Privasi kami di talian +603 4813 3796.

Syarikat mungkin akan mengenakan bayaran untuk pemberian akses. Jika anda mendapati bahawa maklumat peribadi yang dipegang oleh Syarikat adalah tidak tepat, tidak lengkap dan tidak dikemas kini, Syarikat akan mengambil langkah yang sewajarnya untuk memastikan maklumat adalah tepat, lengkap dan dikemas kini setelah menerima pengesahan atau maklum balas daripada anda.

Syarikat mungkin menyimpan maklumat peribadi anda untuk tempoh masa yang dianggap perlu bagi tujuan memenuhi sebarang keperluan operasi, audit, penyiasatan, undang-undang, pengawalseliaan, cukai atau perakaunan, termasuk tetapi tidak terhad bagi sebarang potensi tindakan guaman.

Syarikat boleh menyemak semula dan mengemas kini Notis Perlindungan Data Peribadi ini dari semasa ke semasa mengikut pindaan undang-undang, pindaan amalan perniagaan, prosedur dan struktur, serta pindaan mengikut tahap jangkaan privasi oleh masyarakat. Secara amnya, kami mungkin tidak dapat memaklumkan anda bagi setiap perubahan ke atas Notis Perlindungan Data ini, oleh itu, anda boleh melayari laman sesawang https://epartner-my.greateasternlife.com untuk mendapatkan versi terbaharu Notis Perlindungan Data Peribadi pada bila-bila masa.

Dengan berurusan dengan Syarikat, serta dengan mengemukakan maklumat kepada Syarikat, anda telah bersetuju (dan jika diperlukan, bersetuju dengan jelas) ke atas penggunaan maklumat peribadi anda termasuklah data peribadi sensitif, mengikut cara yang dinyatakan dalam notis ini. Persetujuan dan kebenaran tersebut yang dinyatakan di dalam ini akan dilanjutkan bagi mana-mana maklumat yang diperoleh daripada sejarah maklumat kewangan atau rekod kredit, data atau maklumat sama ada atau tidak diberikan secara peribadi.

Sekiranya terdapat sebarang percanggahan antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia pada notis ini, versi Bahasa Inggeris akan digunakan.