PDP Notice GELM (EN & BM) Master Policyholders

DATA PROTECTION NOTICE - English Version
NOTIS PERLINDUNGAN DATA - Versi Bahasa Malaysia

DATA PROTECTION NOTICE - English Version

By interacting with the Company, submitting information to Great Eastern Life Assurance (Malaysia) Berhad (“Company”), enrolling or signing up for any products or services offered by the Company, you are providing personal information to the Company.
When the Policyholder submits an application to the Company, the Company will be processing the Policyholder’s details and also personal information of any employee, member, customer and/or such other persons as may be insured under the Policy (“said Individual”).
“Personal information” means any information which relates to the said Individual which has been provided by the Policyholder to the Company, including but not limited to name, bio-data or personal profile, National Registration Identity Card number, passport number, address, telephone number, email address, images, personal preferences, particulars of the said Individual or any third party life assured or beneficiary, and financial and banking account information and any information which may identify the said Individuals, any life assured, trustee or beneficiary, that has been or may be collected, stored, used and processed by the Company from time to time. The term “personal information” also includes sensitive personal data which means any personal data consisting of information as to physical or mental health or condition, political opinions, religious beliefs or other beliefs of a similar nature, the commission or alleged commission of any offence.
By submitting information relating to the said Individual or any third party including where the said Individual has named them as life assured, trustee or beneficiary to the Company, the Policyholder represents to the Company that the Policyholder has obtained the consent of the said Individual and the third party to providing the Company with their personal information for the purposes set out herein. References to “personal information” shall include the personal information of the said Individual and the third parties provided by the Policyholder.
The personal information may be used, recorded, stored, archived, disclosed or otherwise processed by or on behalf of the Company (and its successors in title) for the following purposes.
- to carry on insurance business, as may be applicable and to carry out any activity or duty as an insurer, including but not limited to any operational or internal management purposes:
- to assess or process any proposals or applications made for any of the Company’s products and services, including any future underwriting;
- any claim or investigation or analysis of such claim, including to ascertain the said Individual’s claims history in order to improve claims processing and prevent fraudulent claims, including any future claims assessment;
- to manage and service the Company’s relationship with the Policyholder and the said Individual and to provide the Policyholder and the said Individual with improved customer service;
- to match and update any personal information held by the Company and the Great Eastern group of Companies (“Great Eastern”) relating to the said Individual from time to time (for more information on Great Eastern, log on to greatesternlife.com).
- to offer and/or process any alterations, variations, cancellation or renewal of products or services by the Company or by Great Eastern;
- direct marketing and general marketing of insurance and takaful products and services of the Company and Great Eastern, and of third party products, that may be of interest to the said Individual. Please be assured that marketing information in respect of third party products and services will only be sent to the said Individual if the said Individual have expressly consented to the same;
- research and audit including but not limited to historical and statistical purposes;
- to exercise any right of subrogation or recovery;
- to prevent, investigate, or report any actual or suspected money laundering, terrorist financing, bribery, corruption, actual or suspected fraud including but not limited to insurance fraud, evasion of tax or of economic or trade sanctions, and other criminal or unlawful activities;
- for reinsurance;
- for litigation or potential litigation; and
- if required by law or in good faith, if such action is necessary:
  - To comply with any law enforcement, court orders or legal process, and/or
  - To protect and defend the rights or property of the Company and Great Eastern (for information, log on to greateasternlife.com).

The Company may also collect and/or verify personal information from third parties, such as agents, brokers, business partners and third parties from whom the said Individual have been referred to the Company, or third parties from whom the Company seek or receive information on the said Individual in connection with the policy, policy applications, or claims, for example, from any of the Great Eastern group of companies, other insurers or takaful providers, insurance associations and takaful associations, hospitals, clinics and the relevant authorities.
The Company may retain the said Individual personal information for such time as deemed to be necessary for the purpose of fulfiling any operational, audit, investigation, legal, regulatory, tax or accounting requirements, including but not limited to any potential litigation, and future underwriting and claims assessment purposes.
The information that the Policyholder has provided to the Company is necessary. If the Policyholder does not provide the Company with such information, the Company may not be able to provide the said Individual with insurance or to respond to any claim.
The Company may disclose and/or provide the personal information to the following parties (within and outside Malaysia) for the purposes stated above:-
1. the authorised representatives of the Company;
2. the Policyholder and/or its brokers;
3. third party service providers (who provide administrative, telecommunications, computer, payment, data processing or storage, or other services to the Company in connection with the operation of our business) to fulfil the Company’s obligations to the Policyholder;
4. banks and financial institutions;
5. insurers or takaful providers, fraud detection and prevention services, reinsurance companies, insurance associations or takaful associations and insurance industry regulatory authorities;
6. any credit reference agencies or, in the event of default, any debt collection agencies;
7. any insurance rating organisations that collect information about credit history, accident fault, injury description and amounts paid and share it with other insurance companies or takaful providers and others entitled to see it;
8. any person, who is under a duty of confidentiality and has undertaken to keep such data confidential, which the Company has engaged to fulfil its obligations to you;
9. any actual or proposed assignee, transferee, participant or sub-participant of the Company’s rights or business;
10. any person to whom the Company is under an obligation to make disclosure under the requirements of any law, rules, regulations, codes of practice or guidelines binding on the Company including, without limitation, any applicable regulators, governmental bodies, or insurance associations, and where otherwise required by law;
11. other companies in Great Eastern, and the Company’s affiliates; and
12. any business or strategic partners.

The said Individual may access certain personal information held by the Company based on the applicable data protection laws of Malaysia.
The said Individual may access the personal information at any time by calling Customer Service Care or visiting the Company’s Customer Portal. If the said Individual has any inquiry such as limiting the processing of certain information, including the withdrawal of consent to receive marketing information, the said Individual may contact the Company’s Customer Service Care, or write to the Company.
If there any complaints in respect of personal information, the Policyholder or the said Individual may contact the Company’s Privacy Officer.
For more information on how the Company deals with personal information, please log on to the Company’s website and read the Client Charter and Privacy Policy, as set out below:

Great Eastern Life Malaysia
Website	greateasternlife.com
Customer Portal	https://econnect-my.greateasternlife.com
Customer Service Care	1300 1300 88
Email Address	wecare-my@greateasternlife.com
Privacy Officer	+603-4813 3796

The Company may charge a reasonable fee for access. If it can be shown that the personal information held by the Company is not accurate, complete and up to date, the Company will take reasonable steps to ensure it is accurate, complete and up to date upon receiving verification or feedback.
The Company may review and update this Personal Data Protection Notice from time to time to reflect changes in the law, changes in the business practices, procedures and structure of the Company and Great Eastern, and changes in the community's privacy expectations. It is not generally feasible to notify of changes to this Personal Data Protection Notice and as such, the Policyholder or the said Individual can log on to the Company’s website to obtain the latest version of the Personal Data Protection Notice at any time.
By interacting with the Company, submitting information to the Company, enrolling or signing up for any products or services offered by the Company, Policyholder warrants that it has obtained the consent (and where required, explicit consent) to such use of the personal information including sensitive personal data, in the manner set out in this notice. Such consent and authorisation herein shall extend to any information obtained from any of the insurance policy(ies) presently provided to the said Individual, any new application to the Company for insurance, and claim processing, such historical financial or credit records, data or information whether or not provided personally.

In the event of any inconsistencies between the English version and the Bahasa Malaysia version of this notice, the English version shall prevail.

NOTIS PERLINDUNGAN DATA - Versi Bahasa Malaysia

Apabila berurusan dengan Great Eastern Life Assurance (Malaysia) Berhad (“Syarikat”), dengan mengemukakan maklumat kepada Syarikat, menyertai atau mendaftar untuk sebarang produk atau perkhidmatan yang ditawarkan Syarikat, anda telah memberi maklumat peribadi kepada Syarikat.
Apabila Pemegang Polisi mengemukakan permohonan kepada Syarikat, Syarikat akan memproses butiran Pemegang Polisi dan maklumat peribadi mana-mana pekerja, anggota, pelanggan dan / atau mana-mana individu lain seperti yang mungkin diinsuranskan di bawah Polisi ("Individu tersebut").
"Maklumat peribadi" bermaksud sebarang maklumat yang berkaitan dengan Individu tersebut seperti yang telah diberi oleh Pemegang Polisi kepada Syarikat, yang termasuk tetapi tidak terhad pada nama, biodata atau maklumat peribadi, nombor Kad Pengenalan, nombor pasport, alamat, nombor telefon, alamat e-mel, gambar, kegemaran peribadi, maklumat berkenaan Individu tersebut atau mana-mana hayat yang diasuranskan pihak ketiga atau benefisiari, serta maklumat kewangan dan akaun perbankan serta sebarang maklumat yang boleh mengenal pasti Individu tersebut, mana-mana hayat yang diasuranskan, pemegang amanah atau benefisiari, yang telah atau mungkin dikumpulkan, disimpan, digunakan dan diproses oleh Syarikat dari semasa ke semasa. Istilah "maklumat peribadi" juga merangkumi data peribadi sensitif yang bermaksud sebarang data peribadi yang mengandungi maklumat berkenaan keadaan fizikal atau kesihatan mental atau keadaan, pendapat politik, kepercayaan agama atau kepercayaan lain yang bersifat seumpamanya, pelakuan atau pengataan pelakuan untuk sebarang kesalahan.
Sekiranya Pemegang Polisi memberi maklumat peribadi kepada Syarikat yang berkaitan dengan Individu tersebut atau mana-mana pihak ketiga, termasuklah apabila Individu tersebut telah dinamakan sebagai hayat yang diasuranskan, pemegang amanah atau benefisiari, Pemegang Polisi mewakili Syarikat bahawa Pemegang Polisi telah memperoleh persetujuan daripada Individu tersebut dan pihak ketiga bahawa Pemegang Polisi akan memberi maklumat peribadi mereka kepada Syarikat bagi tujuan yang dinyatakan di sini. Rujukan bagi "maklumat peribadi" hendaklah merangkumi maklumat peribadi pihak ketiga yang diberi oleh Pemegang Polisi.
Maklumat peribadi mungkin digunakan, direkodkan, disimpan, diletakkan dalam arkib, didedahkan mahupun diproses sebaliknya oleh Syarikat atau bagi pihak Syarikat (dan penggantinya) bagi tujuan berikut:
- untuk meneruskan perniagaan insurans, seperti yang mungkin berkenaan dan untuk menjalankan sebarang aktiviti atau kewajipan sebagai penanggung insurans, termasuk tetapi tidak terhad pada sebarang tujuan operasi dan pengurusan dalaman;
- untuk menilai atau memproses sebarang cadangan atau aplikasi yang dibuat untuk mana-mana produk dan perkhidmatan Syarikat, termasuk sebarang pengunderaitan pada masa hadapan;
- sebarang tuntutan atau penyiasatan atau analisis bagi tuntutan tersebut, termasuklah memastikan sejarah tuntutan Individu tersebut bagi memperbaiki proses tuntutan dan mencegah tuntutan palsu, termasuk sebarang penilaian tuntutan pada masa hadapan;
- untuk menguruskan dan memberi perkhidmatan atas hubungan Syarikat dengan Pemegang Polisi dan Individu tersebut serta memberi perkhidmatan pelanggan yang dipertingkatkan kepada Pemegang Polisi dan Individu tersebut;
- untuk memadankan dan mengemas kini sebarang maklumat peribadi yang dipegang oleh Syarikat dan kumpulan Syarikat Great Eastern (“Great Eastern”) yang berkaitan dengan Individu tersebut dari semasa ke semasa (untuk maklumat lanjut berkenaan Great Eastern, sila layari greateasternlife.com);
- untuk menawarkan dan/atau memproses sebarang pindaan, perubahan, pembatalan atau pembaharuan sebarang produk atau perkhidmatan oleh Syarikat atau Great Eastern;
- pemasaran langsung dan pemasaran am bagi produk insurans dan takaful serta perkhidmatan Syarikat dan Great Eastern, dan produk pihak ketiga, yang mungkin menarik minat Individu tersebut. Sila pastikan bahawa maklumat pemasaran berkenaan dengan produk dan perkhidmatan daripada pihak ketiga hanya akan dihantar kepada Individu tersebut hanya jika Individu tersebut telah memberi kebenaran yang jelas untuk perkara tersebut;
- penyelidikan dan audit termasuk tetapi tidak terhad bagi tujuan sejarah dan statistik;
- untuk menjalankan sebarang hak subrogasi atau tuntutan pemulihan;
- untuk mencegah, menyiasat, atau melaporkan sebarang pengubahan wang haram yang berlaku atau yang disyaki berlaku, pembiayaan pengganas, rasuah, sogokan, penipuan yang berlaku atau yang disyaki berlaku termasuk tetapi tidak terhad pada penipuan insurans, pengelakan cukai atau sekatan ekonomi atau perdagangan, dan jenayah lain atau aktiviti lain yang menyalahi undang-undang;
- untuk insurans semula;
- untuk tindakan guaman atau potensi untuk tindakan guaman; dan
- jika dikehendaki dari segi undang-undang atau dengan niat baik, sekiranya tindakan tersebut diperlukan:
  - untuk mematuhi sebarang penguatkuasaan undang-undang, perintah mahkamah atau proses undang-undang, dan / atau
  - untuk melindungi dan membela hak atau harta Syarikat dan Great Eastern (untuk maklumat lanjut, sila layari greateasternlife.com).

Syarikat mungkin mengumpul dan/atau mengesahkan maklumat peribadi daripada pihak ketiga, seperti ejen, broker, rakan niaga dan pihak ketiga yang Individu tersebut telah dirujuk kepada pihak Syarikat atau pihak ketiga yang telah Syarikat dapat atau terima maklumat berkenaan Individu tersebut berkaitan dengan polisi, permohonan polisi atau tuntutan, contohnya, dari mana-mana kumpulan syarikat Great Eastern, penanggung insurans atau pengendali takaful lain, persatuan insurans dan takaful, hospital, klinik serta pihak berkuasa yang berkaitan.
Syarikat mungkin menyimpan maklumat peribadi Individu tersebut untuk tempoh masa yang dianggap perlu bagi tujuan memenuhi sebarang keperluan operasi, audit, penyiasatan, undang-undang, pengawalseliaan, cukai atau perakaunan, termasuk tetapi tidak terhad bagi sebarang potensi tindakan guaman, dan tuntutan pengunderaitan serta penilaian tuntutan pada masa hadapan.
Maklumat yang anda beri kepada Syarikat adalah penting. Jika Pemegang Polisi tidak memberi maklumat tersebut kepada Syarikat, Syarikat mungkin tidak dapat memberi perlindungan insurans kepada Individu tersebut atau memberi maklum balas ke atas sebarang tuntutan.
Syarikat mungkin mendedahkan dan/atau memberi maklumat peribadi anda kepada pihak-pihak berikut (sama ada di dalam dan di luar Malaysia) bagi tujuan yang dinyatakan di atas:
1. wakil yang dibenarkan Syarikat;
2. Pemegang Polisi dan/atau brokernya;
3. penyedia perkhidmatan pihak ketiga (yang menjalankan pentadbiran, telekomunikasi, komputer, pembayaran, pemprosesan atau penyimpanan data, atau perkhidmatan lain untuk Syarikat serta berkaitan dengan operasi perniagaan kami) bagi memenuhi tanggungjawab Syarikat kepada anda;
4. bank dan institusi kewangan;
5. penanggung insurans atau pengendali takaful, perkhidmatan pengesanan dan pencegahan penipuan insurans, syarikat insurans semula, persatuan insurans atau takaful dan pihak berkuasa bagi pengawalan industri insurans;
6. sebarang agensi rujukan kredit atau jika gagal membuat bayaran, sebarang agensi pengutipan hutang;
7. sebarang organisasi perkadaran insurans yang mengumpul maklumat berkenaan sejarah kredit, punca kemalangan, huraian kecederaan dan amaun yang dibayar serta berkongsi maklumat dengan syarikat insurans atau pengendali takaful serta pihak lain yang layak melihatnya;
8. mana-mana individu yang berperanan untuk menjaga kerahsiaan dan telah memberi akujanji untuk menyimpan data sulit tersebut, yang dilantik Syarikat untuk memenuhi tanggungjawabnya kepada anda;
9. mana-mana penerima serak hak sebenar atau penerima serah hak yang dicadangkan, penerima pindahan, peserta atau peserta sebahagian bagi hak atau perniagaan Syarikat;
10. mana-mana individu yang mana Syarikat bertanggungjawab membuat pendedahan mengikut keperluan sebarang undang-undang, aturan, peraturan, kod amalan atau garis panduan yang mengikat ke atas Syarikat, termasuk dan tidak terhad pada mana-mana badan pengawalan, badan kerajaan, atau persatuan insurans dan selainnya apabila diperlukan undang-undang; dan
11. syarikat-syarikat lain yang bernaung di bawah Great Eastern dan rakan-rakan sekutu Syarikat; dan
12. mana-mana rakan kongsi perniagaan atau strategik.

Individu tersebut boleh mengakses maklumat peribadi tertentu yang dipegang oleh Syarikat berdasarkan undang-undang perlindungan data yang berkaitan di Malaysia.
Individu tersebut boleh mengakses maklumat peribadi pada bila-bila masa dengan menghubungi Pusat Perkhidmatan Pelanggan “Customer Service Care” atau melayari Portal Pelanggan kami. Sekiranya Individu tersebut mempunyai sebarang pertanyaan seperti mengehadkan pemprosesan sesetengah maklumat, termasuk membatalkan kebenaran untuk menerima maklumat pemasaran, Individu tersebut boleh menghubungi Pusat Perkhidmatan Pelanggan kami, atau menulis kepada Syarikat.
Jika Pemegang Polisi atau Individu tersebut mempunyai sebarang aduan berkenaan maklumat peribadi, sila hubungi Pegawai Privasi kami.
Untuk keterangan lanjut bagaimana Syarikat menggunakan maklumat peribadi, sila layari laman sesawang kami dan baca Piagam Pelanggan Syarikat dan Dasar Polisi Privasi seperti yang dinyatakan di bawah:

Great Eastern Life Malaysia
Laman Sesawang	greateasternlife.com
Portal Pelanggan	https://econnect-my.greateasternlife.com
Pusat Khidmat Pelanggan	1300 1300 88
Alamat E-mel	wecare-my@greateasternlife.com
Pegawai Privasi	+603-4813 3796

Syarikat mungkin mengenakan bayaran yang berpatutan untuk pemberian akses. Jika maklumat peribadi yang dipegang oleh Syarikat adalah tidak tepat, tidak lengkap dan tidak dikemasmkini, Syarikat akan mengambil langkah yang sewajarnya untuk memastikan maklumat adalah tepat, lengkap dan dikemas kini setelah menerima pengesahan atau maklum balas daripada anda.
Syarikat boleh menyemak semula dan mengemas kini Notis Perlindungan Data Peribadi ini dari semasa ke semasa mengikut pindaan undang-undang, pindaan amalan perniagaan, prosedur dan struktur Syarikat serta Great Eastern, dan pindaan mengikut tahap jangkaan privasi oleh masyarakat. Kami mungkin tidak dapat memaklumkan setiap perubahan ke atas Notis Perlindungan Data ini, oleh itu, Pemegang Polisi atau Individu tersebut boleh melayari laman sesawang Syarikat untuk mendapatkan versi terbaharu Notis Perlindungan Data Peribadi pada bila-bila masa.
Dengan berurusan dengan Syarikat, serta dengan mengemukakan maklumat kepada Syarikat, mendaftarkan atau pendaftaran bagi sebarang produk atau perkhidmatan yang ditawarkan Syarikat, Pemegang Polisi telah bersetuju (dan jika diperlukan, bersetuju dengan jelas) ke atas penggunaan maklumat peribadi tersebut termasuklah data peribadi sensitif, mengikut cara yang dinyatakan dalam notis ini. Persetujuan dan kebenaran tersebut yang dinyatakan di dalam ini akan dilanjutkan bagi mana-mana maklumat yang diperoleh daripada mana-mana polisi insurans yang diberi kepada Individu tersebut, sebarang permohonan baharu kepada Syarikat untuk insurans, dan pemprosesan tuntutan, seperti sejarah maklumat kewangan atau rekod kredit, data atau maklumat sama ada atau tidak diberikan secara peribadi.

Sekiranya terdapat sebarang percanggahan antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia pada notis ini, versi Bahasa Inggeris akan digunakan.